Asiakirjajulkisuus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Puolangan kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta (arkistot ja rekisterit) ovat jäsentyneet ja antaa myös  ohjeistus siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Liitteenä Kuvaus Asiakirjajulkisuudesta Puolangan kunnassa.

Puolangan kunnan asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Kuntahallinnon tuottamia julkisia asiakirjoja ovat esimerkiksi kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston pöytäkirjat, ja näiden toimielinten valmisteluun ja täytäntöönpanoihin liittyvät asiakirjat.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin
edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus.

• Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
• Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kunnan tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

Yhteystiedot asiakirjoja koskevan tietopyynnön tekemiseksi

Puolangan kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt voi tulla suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Kunnan kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kunnan eri viranomaisista. Kaikki tietopyynnöt välitetään kirjaamoon kirjattavaksi, josta lähetetään myös vastaanottokuittaus lähettäjälle

Liitteenä tietoa kuntaan saapuvista tietopyynnöistä ja niihin vastaamisesta.

Puolangan kunnan Kirjaamon osoite:
Puolangan kunta, Maaherrankatu 7, 89200 PUOLANKA
Sähköpostiosoite: kunta(at)puolanka.fi

Puolangan kunnan arkistot ja rekisterit

Puolangan kunnan tietovarannot koostuvat fyysisisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Arkistot ja rekisterit on kuvattu oheisessa Asiakirjajulkisuus -asiakirjassa.

Puolangan kunta tallentaa asiakkaiden tarpeellisia tietoja kunnan rekistereihin. Asiakasrekisterien tiedot voivat olla paperiasiakirjoja tai tallennettuna sähköisesti. Tietoja käytetään henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötiedot ovat luottamuksellisia, eikä niitä voida luovuttaa ulkopuolisille, ellei siihen ole laissa määriteltyjä perusteita.

Puolangan kunnan arkistot ja rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet löydät Tietosuoja -sivulta.

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Puolangan kunnassa

Puolangan kunta noudattaa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan Unionin Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR eli lyhenne sanoista General Data Protection Regulation).